10 pasos que te ayudarán a establecer un Gobierno del Dato en tu empresa

Establecer un Gobierno del Dato en una compañía no es algo que se haga de la noche a la mañana.

Como todo gran cambio empresarial, requiere una serie de cualidades por parte de los miembros de la organización, como el liderazgo, la calidad de la estrategia o el reparto de responsabilidades.

Un Gobierno de Datos exitoso tendrá que cumplir principalmente con 3 requisitos:

– Debe ser sustentable, adaptándose continuamente a los cambios y contando con un fuerte compromiso por parte de todos los empleados.

– Debe ser íntegro, estableciéndose como un sistema que influya en todos los elementos de tu negocio y no como un proceso adicional.

– Debe ser medible, implementando una serie de métricas que permitan valorar el nivel de éxito de tu Gobierno.

En nuestro post Data Governance: La importancia de conocer el cerebro de tu empresa, profundizamos más en el concepto del Gobierno del Dato. 

Si ya has leído este artículo, estás preparado para descubrir cuál es la manera de poner a funcionar el Gobierno de Datos en tu empresa. 

Estos son los 10 pasos fundamentales que debes seguir si quieres lograrlo:

1. Realizar un Diagnóstico de Preparación

En primer lugar, deberás redactar un diagnóstico en el que puedas valorar el estado actual de tu empresa a nivel de capacidades de Gestión de Datos. Tu Diagnóstico de Preparación debe medir los siguientes aspectos:

– Nivel de madurez

Conocer la experiencia en la Gestión de Datos de tu compañía y tus empleados, así como el uso de las herramientas que se requieren para ello.

– Nivel de capacidad para el cambio

El Gobierno del Dato exige ser modificado constantemente debido a la entrada y generación insistente de nuevos datos. Por ello, este documento debe dejar constancia de la capacidad que tiene tu negocio de adaptarse al cambio.

– Nivel de colaboración 

Medir este aspecto será fundamental para conocer el nivel de dificultad que supondrá implementar una Cultura del Dato entre los miembros de tu plantilla. También deberás valorar si los trabajadores de tu equipo tienen química entre sí y si están comprometidos con la empresa.

– Alineación con el negocio

Aquí es donde tendrás que examinar si la Estrategia de Gobierno de Datos está en sintonía con la Estrategia de Negocio. Ambas deben de estar unificadas si quieres que el uso de los datos genere beneficios y no sea una mera pérdida de tiempo.

2. Establecer los Puntos de Contacto Organizacionales

El Chief Data Officer deberá ser capaz de controlar el desarrollo de todos los puntos de contacto que necesita la compañía para el correcto desarrollo del Gobierno de Datos. Estos puntos se dividen en los distintos objetivos:

– Para lograr un efecto multiplicador

Incluye el Ciclo de Vida del Desarrollo de Sistemas y Puntos de Control Ágil, la Optimización de Activos EAI y los Programas de Calidad de Datos.

– Para construir el Gobierno del Dato 

Incluye Políticas y Procedimientos, Gestión y Supervisión y Cumplimiento Regulatorio.

– Para gestionar las Finanzas

Incluye Presupuesto, Financiación, Adquisiciones y Contratos.

3. Diseñar tu Estrategia de Gobierno de Datos

Como ya hemos comentado antes, debes asegurarte de que la Estrategia de Gobierno de Datos está alineada con la Estrategia de Negocio. Asegúrate de que tu estrategia incluye sí o sí:

– Un acta de constitución que identifique los motivadores de negocio, la visión, la misión y los principios para el Gobierno de Datos.

– Un marco operativo que defina la estructura y responsabilidades sobre el Gobierno del Dato.

– Una hoja de ruta en donde se especifiquen los plazos para implementar las políticas, la Arquitectura de Datos, la valoración de activos o los cambios esperados.

– Un plan para el éxito operativo que trate de predecir el resultado que se espera con todas las actividades relacionadas con el Gobierno de Datos de la empresa.

4. Construir el Marco Operativo de Gobierno del Dato

Esta es la parte más difícil del proceso, pues tendrás que investigar la forma de optimizar al máximo el Gobierno para que se ajuste a las necesidades de la empresa. Tendrás que definir:

– El Valor de los Datos de tu empresa

– El modelo de negocio que más te conviene

– Los factores culturales que afectan negativa o positivamente al Data Governance

– El impacto que tienen todas las regulaciones legales

5. Definir unas Metas, Principios y Políticas para tu Gobierno del Dato

Este proceso será el que determine el rendimiento de la estrategia y la motivación de los empleados por cumplir los objetivos establecidos.

Recuerda que las políticas deben de estar monitoreadas y se deben revisar constantemente.

6. Implementar una Gestión del Cambio y una Gestión de Problemas

Como ya sabes, tu Gobierno del Dato va a demandar continuos cambios acorde a la evolución de la empresa y del mercado.

Por ello, necesitarás un equipo que sea capaz de:

– Planear la Gestión del Cambio

– Adquirir nuevas capacidades fácilmente

– Influir en el desarrollo de sistemas

– Establecer políticas

– Tener una buena comunicación interna

Pero no solo debes gestionar los cambios. También debes anticiparte a todos aquellos problemas que afecten a tu Gobierno. Estos problemas están generalmente relacionados con:

– La autoridad

– El cumplimiento

– El cambio

– La conformidad

– La Seguridad de los Datos

– La Calidad de los Datos

7. Monitorear el Cumplimiento Regulatorio

Las regulaciones que se le encomienden a tu organización dependerán de sus características; no todas las empresas deben de cumplir el mismo número de regulaciones.

No obstante, siempre debes asegurarte de que están monitorizadas en tu CRM para evitar cualquier tipo de problema legal.

8. Redactar un Glosario de Negocios

Para este paso necesitarás a un profesional suficientemente cualificado y con gran experiencia en la Gestión de los Datos, pues el Glosario de Negocios debe ser la guía a la que todo tu equipo debe tener acceso para formarse en el Mundo del Dato.

Este glosario debe definir y desarrollar conceptos y Estándares de Datos tales como la Arquitectura de Datos, el Diseño de Datos, el Almacenamiento de Datos, la Seguridad de los Datos, la Integración de Datos, los Metadatos, la Calidad de los Datos, la Ciencia de Datos o el propio Big Data.

Si quieres que tu Glosario de Negocio sea útil para la formación de tus empleados, asegúrate de que:

– Facilite la comprensión para todos y cada uno de los miembros de la empresa

– Ayude a reducir la mala utilización de los datos

– Mejore las capacidades tecnológicas de la organización

– Aumente la capacidad de búsqueda

– Permita el acceso a todos los empleados al conocimiento que los trabajadores van documentando

9. Fijar unos valores a tus Activos de Datos

Los datos, convertidos en información de valor, son activos de negocio que tienen un valor determinado en el mercado. No obstante, poner un valor económico a los datos de tu empresa es una tarea que, actualmente, resulta muy difícil.

Deberás incorporar estimaciones de valor a la hoja de ruta de tu Estrategia de Datos. Esta hoja de ruta tendrá que justificar los casos de negocio para las soluciones a los problemas de calidad y de Gobierno.

10. Incorporar tu nuevo Data Governance

Una vez hayas cumplido con todos los requerimientos, el último paso es poner tu Gobierno del Dato en marcha.

Recuerda que:

– El objetivo del Gobierno del Dato, es convertir los datos en información y la información en un activo empresarial.

– Tu Gobierno del Dato, debe ser sustentable para asegurar su continuo funcionamiento.

– Tus empleados deben de experimentar un cambio cultural para poder crear una Cultura del Dato en la compañía.

– Tu empresa debe de tener una comunicación interna continua y tus empleados tienen que recibir formación periódicamente.

Deberás tener siempre las herramientas adecuadas para el desarrollo de todos los procesos. Algunas de las herramientas son el Marketing Digital, el Glosario del Negocio, las herramientas de Flujo de Trabajo, las herramientas de Gestión Documental o los Tableros de Control del Gobierno de Datos.